BEEP STORY

Minilo je enaindvajset let, odkar je Manifest za agilni razvoj (ang. Agile Manifesto), dokument na zgolj dveh straneh, spremenil pogled na delovanje organizacij s svojim nizom vrednot in načel,  osredotočenih na prilagodljivost. Sedemnajst ljudi, pionirjev agilnega gibanja, se je srečalo za vikend v smučarskem letovišču Snowden v Utahu in razvilo preprost dokument za industrijo programske opreme, a je ta postal osnova za razumevanje agilnega načina razmišljanja in delovanja, ki je danes nujno za vse organizacije. Zakaj je nujno in kaj natančno pomeni agilna organizacija, kakšne so njene prednosti in kaj so pokazale nekatere globalne raziskave? 

Študija iz leta 2010, objavljena v ameriški znanstveni publikaciji Journal of Operations Management, je dokazala, da agilne metode dela prispevajo k uspešnosti procesov, kar je posledično prispevalo k tržni in finančni uspešnosti organizacij. V raziskavi iz leta 2018 globalne organizacije za certificiranje agilnih metod dela Scrum Alliance je 54 odstotkov ljudi poročalo, da so agilni pristopi privedli do večjega zadovoljstva z doseženimi rezultati. Raziskava McKinseyja iz leta 2020 razkriva, da lahko organizacije, ki uspešno zaključijo agilne transformacije, izboljšajo svojo finančno uspešnost za od 20 do 30 odstotkov. 

Agilne organizacije se lahko hitro prilagodijo 

Podjetje mora preživeti dobre in slabe čase, ustvarjati delovna mesta, pridobiti in obdržati kupce, zadostiti delničarjem in skrbeti za okolje. Zaradi zapletenosti procesa dela, organizacije, poslovnih modelov, se podjetja kaj hitro ujamejo v sila nekonkurenčno zanko. Spremembe zaradi izredno hitrega razvoja tehnologije, nestabilnega geopolitičnega sveta zahtevajo od organizacij, da jim sledijo in se jim tudi hitro prilagodijo.  

Agilne organizacije so tako tiste, ki so se sposobne prilagajati in hitro odzivati na spreminjajoče se okoliščine. Zapleteno in nepredvidljivo okolje so sprejele kot del procesa, njihova osredotočenost temelji na usmerjenosti k stranki in šele potem na dobiček, zmožne so sprejemati hitre cikle učenja in odločanja, imajo zgrajeno mrežo avtonomnih ekip in posameznikov. To jim omogočata na eni strani tehnologija, na drugi strani pa skupna misija in vizija.  

Nova primernost delovnega okolja 

Agilno delo lahko poteka v učinkovitem poslovnem okolju, saj zaposlenim daje svobodo in prilagodljivost. Je eden od načinov, kako delodajalci ponujajo večjo prilagodljivost v današnjih pisarniških okoljih. Z manj omejitvami in večjo prilagodljivostjo je poudarek bolj na uspešnosti in kakovosti in manj na tem, kje se naloge izvajajo. To v praksi na primer pomeni, da ni najbolj pomembno, da sediš za pisalno mizo, ki ti je dodeljena, ampak da je delo opravljeno na način, ki ti najbolj ustreza (a ob tem ne moti celotne organizacije dela). Na delo gledamo kot na dejavnost in ne prostor.   

Med ključne prednosti agilnega dela oziroma delovnega okolja, ki so se že izkazale, sodijo:  

• povečana produktivnost, 
• lažje pridobivanje in zadrževanje talentov, 
• boljši delovni odnosi (tako interni kot s strankami), 
• zmanjšani stroški. 
  

Kako torej oblikovati agilno delovno okolje? Za izboljšanje učinkovitosti in ustvarjalnosti lahko organizacija uporabi novejši tehnološki razvoj v pisarni, npr. individualno opremljene delovne prostore za posebne delovne potrebe, kot so sobe za sestanke, viharjenje idej (ang. brainstorming) in predstavitve. Zaposleni naj imajo svobodo izbire, da delajo na lokaciji, ki jim najbolj ustreza in zaradi katere lahko učinkoviteje izkoristijo svoj čas in vire. Posamezniki in ekipe naj tesno sodelujejo med seboj, saj se na ta način izboljša navzkrižno sodelovanje pri nalogah in pretok pomembnih informacij. Timsko delo je tako ključnega pomena, še posebej v bolj odprtih prostorih za sodelovanje, saj dokazano izboljšuje komunikacijo in zaupanje v ekipi.

Agilnost naj postane ena ključnih veščin 

Ko se organizacije odločijo za agilnost kot njihovo konkurenčno lastnost in ne le kot metodo znotraj ene discipline, to pomeni sistemsko spremembo, ki spodbuja in uvaja nove metode dela. Raziskava CA Technologies iz leta 2017, izvedena na 160.000 projektih in v 50.000 agilnih ekipah, je pokazala, da se je njihova produktivnost podvojila, saj so bili člani agilne ekipe 95-odstotno predani, v primerjavi z ostalimi ekipami, v katerih so bili člani le 50-odstotno predani projektom. Tudi kakovost, predvidljivost in odzivnost so bile z večjo predanostjo boljše. 

Poleg tega se je pokazala večja stabilnost ekipe, ki je ključna za izkoristek prednosti agilne organizacije. Čeprav je določena stopnja fluktuacije normalen pojav vsake organizacije, je bolj pomembno, da delovni proces ostane stabilen. Višji odstotek stabilnosti prispeva k 60 odstotkov večji produktivnosti, 40 odstotkov boljši predvidljivosti in 60 odstotkov boljši odzivnosti. Namreč, z večjo kontinuiteto se člani ekipe lažje osredotočijo na svoje delo in ne na izbiro kadrov, usmerjanje, usposabljanje ali kulturno prilagajanje novih članov, je še pokazala raziskava. 

Harvard Business Review je leta 2018 objavil izsledke raziskave dela ekip v agilnih okoljih, predvsem dela na točki izvedbe, kjer ekipe delajo na novih izdelkih, strateških pobudah ali z najboljšimi strankami. V globalni raziskavi je sodelovalo več kot 30.000 zaposlenih, opravili so tudi osebne intervjuje z delavci in vodilnimi v teh podjetjih. Na agilnost so pogledali kot na mrežo sodelovanja. 

Raziskava je pokazala, da sodelovanje nikoli ni enakomerno porazdeljeno. Od 20 do 35 odstotkov »plodnih« sodelovanj je izviralo iz dela le od 3 do 5 odstotkov zaposlenih. Ključna naloga vodij je zato poskrbeti, da samo središče mreže ni preobremenjeno, saj lahko oteži agilno sodelovanje, predvsem pa spodbuditi preobremenjene zaposlene, da prerazporedijo skupno delo. Kot še navajajo, »lahko preprosti premiki prinesejo kar od 18 do 24 odstotkov več časa za sodelovanje.

Agilnost zahteva integracijo različnih zmogljivosti in perspektiv. Pogosto pravi tisti, ki vidijo svet drugače ali so novi v skupini, obstanejo na robu. Medtem ko se na tiste v središču morda preveč zanašajo, organizacije tistih na obrobju pogosto ne izkoristijo na način, ki bi omogočal agilno sodelovanje. Bistvenega pomena je pridobiti druge, da zaupajo tudi zaposlenim »na obrobju«, da se jih pritegne v agilno sodelovanje. Njihova usposobljenost običajno ni vprašljiva, če ima organizacija stroge postopke zaposlovanja in napredovanja na podlagi zaslug. 

Agilnost kot veščino lahko spodbudimo tudi z upoštevanjem principov, da; 

1. se za nenamerne napake ne uvajajo kazni, 

2. se zaposlene usmerja v konkretne poslovne izzive, ki jih morajo uresničiti (ne le ideje), 

3. delodajalci zagotovijo povezovanje, sodelovanje in odprto komunikacijo. Delovanje v zaprtih oddelkih ni učinkovito, 

4. se zaposlene spodbuja s podporo in s pohvalo tudi med procesom dela, ne le po zaključku projekta. Tako zaposleni čutijo večjo varnost, motivacijo, veselje do dela in skupno poslanstvo, 

5. vodstvo usposobi zaposlene za agilni način dela (v ta namen se organizira strokovne delavnice, srečanja s profesionalnimi trenerji, izobraževalne dogodke, mentoriranje ali coaching na področju vitkega inoviranja in agilne transformacije), 

6. se zaposlene opolnomoči za avtonomno delo. Mikroupravljanje pri zaposlenih povzroči napetost in občutek pritiska, kar vodi v počasnejše delo in manjšo kreativnost. Nezaupanje, nadzor, sankcioniranje in nejasna navodila so poglavitni razlogi za slabo motivacijo pri delu, 

7. zagotovimo zdravo tekmovalnost namesto ne privoščljivosti, ljubosumja, opravljanja in oviranja dela, 

8. zagotovimo dobre zglede nadrejenih, 

9. zaposleni skupaj z vodstvom čutijo in živijo poslanstvo in da ni mantra podjetja le dobiček. 

Zaključek

Organizacijska agilnost ni le modna beseda. Gre za strateške spremembe načina dela celotne organizacije, ki narekujejo hitre procese in cikle razvoja izdelkov. Postati agilna organizacija se začne s spremembo miselnosti. Pomeni opustiti zastarelo paradigmo podjetja kot dobro naoljenega stroja, saj ta ne pušča prostora za inovativnost, prilagodljivost in ustvarjalnost. Pomeni gledati na organizacijo takšno, kot v resnici je: živ organizem, ki je sestavljen iz nadarjenih posameznikov. Organizacijska agilnost naj jih opolnomoči, da bodo lahko dosegli svoj polni potencial.